Некоторые считают, что штатное расписание нужно только для того, чтобы кадровик знал, сколько еще вакансий есть на предприятии, да еще для того, чтобы показывать его при проверках трудовой инспекции. На самом деле практика показывает, что многие недооценивают важность данного документа.

Компания начинается именно со штатного расписания. Именно обратившись к штатному расписанию можно узнать структуру организации, уровни подчиненности, численный и профессиональный состав работников.

Как ни странно, но ни в одном нормативном документе нет четкого определения «штатное расписание». Экономические справочники и энциклопедии дают следующее определение: Штатное расписание – это документ, определяющий состав работников предприятия с указанием их должностей и должностных окладов. Единой утвержденной, официально унифицированной формы ШТ нет. Независимо от формы ШТ в нем должно быть:

• перечень должностей (желательно по каждому структурному подразделению)

• количество штатных единиц

• суммы должностных окладов и надбавок в соответствии с положением об оплате труда

• месячный фонд оплаты труда

Штатное расписание это единственный документ, который требует ежегодного утверждения.

Согласно законодательству Украины, а именно статье 64 Хозяйственного кодекса Украины от 16 января 2003 года № 436 – IV директор компании сам утверждает структуру и штатную численность сотрудников. Но следует заметить, что все должности и профессии, которые присваиваются штатным единицам, должны соответствовать Государственному классификатору Украины ГК 003-2005 «Классификатор профессий».

Штатное расписание следует составлять соответственно структурным подразделениям в порядке подчиненности, учитывая подчиненность внутри структурного подразделения, а не поименно с указанием наименований должностей и фамилий работников (такая практика, к сожалению, существует на некоторых предприятиях).

Изменение в штатное расписание вносится в случае введения новых штатных единиц, изменений размера оплаты труда (оклада) или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.). В этом случае следует обратить внимание, что в соответствии со статьями 32 и 103 КЗоТ Украины об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда директор обязан уведомить работника не позднее, чем за два месяца. При условии соблюдения указанных требований количество и периодичность изменений штатного расписания в течение года не ограничивается.

В штатном расписании могут устанавливаться надбавки к должностным окладам некоторым категориям работников.

В штатном расписании предприятия обязательно должны быть утверждены должности основных работников и должности, на которые принимаются совместители. Причем в графе «Количество единиц» штатным расписанием по должности совместителя может быть предусмотрена одна единица, но может и 0,5 единицы. Таким образом, на одну единицу по указанной должности можно оформить два совместителя по 0,5 ставки. Руководителям предприятий и работникам отдела кадров необходимо знать, что на сегодняшний день законодательством не установлено ограничений по оплате работы совместителям, как это было ранее (до 0,5 ставки). Поэтому совместитель может получать заработную плату по результатам своего труда, то есть за выполненную работу в размере кратном одной полной ставки, соответствующей этой должности в штатном расписании.